I.    GIỚI THIỆU CHUNG VỀ FIG VÀ FIG WORKING WEEK

FIG là tên gọi tắt của Hiệp đoàn Trắc địa thế giới theo tiếng Pháp (Federation de Geometres International). Tên gọi tiếng Anh là International Federation of Surveyors.

Thành lập năm 1878, FIG được Lien hợp quốc nhìn nhận là tổ chức quốc tế lớn nhất của các nhà trắc địa, bản đồ, viễn thám, quản lý đất đai trên thế giới với 105 hội viên các loại (associate, affiliate, corporate và academic) của 88 nước trên thế giới.

Ngoài Đại hội FIG tổ chức 4 năm một lần, hàng năm FIG tổ chức Hội nghị FIG Working Week (FIG WW) luân phiên tại các châu lục theo kết quả lựa chọn qua tài liệu đấu thầu và bỏ phiếu tại phiên họp toàn thể của Đại hội FIG hoặc của Hội nghị FIG Working Week.

Việt Nam đã vượt qua các nước Thuỵ Sỹ, Ai len và Kênya trong phiên họp toàn thể của FIG WW 2015 tổ chức tại Bulgaria để trở thành nước chủ nhà tổ chức Hội nghi FIG WW 2019.

 II. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA VÀ LỢI ÍCH CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Với mục đích thúc đẩy và tăng cường hội nhập quốc tế cho những người đang làm công tác trắc địa, bản đồ, viễn thám và quản lý đất đai (sau đây gọi tắt là các nhà trắc địa) Việt Nam, qua kinh nghiệm tham gia các hoạt động hàng năm của VGCR với FIG, VGCR đã hết sức cố gắng để được tổ chức Hội nghị FIG Working Week tại Việt Nam. Việc tổ chức Hội nghị tại Viêt Nam sẽ có những ý nghĩa và lợi ích thiết thực sau.

1/ Tạo điều kiện cho các nhà trắc địa Việt Nam tiếp xúc với các nhà trắc địa trên thế giới để trao đổi kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau. Đây là việc làm hết sức ý nghĩa, đặc biệt với các nhà trắc địa trẻ vì cho đến nay, việc các nhà khoa học Việt Nam được tham gia các Hội nghị Khoa học quốc tế là hết sức khó khăn do không có kinh phí và yếu về tiếng Anh.

2/ Là cơ hội để Việt Nam tranh thủ ý kiến của các nhà khoa học hàng đầu trên thế giới về biến đổi khí hậu, nước biển dâng, quản lý đới ven bờ... là những vấn đề hết sức nóng và khó khăn với các nhà trắc địa Việt Nam.

3/ Là cơ hội để VGCR đào tạo cán bộ thay thế do sự hẫng hụt thế hệ các nhà trắc địa tại Việt Nam.

4/ Nâng cao vị thế, hình ảnh và kinh nghiệm của VGCR để trong tương lai có thể đăng ký tổ chức Đại hội FIG.

III.   CÁC HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ TỪ 2016 ĐẾN TRƯỚC HỘI NGHỊ 2019

1/ Về Tổ chức Hành chính:

- Báo cáo và xin giấy phép tổ chức Hội nghị: vì từ nay cho đến 2019 còn khá xa nên VGCR sẽ phải báo cáo Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam để xin ý kiến cho phép về mặt nguyên tắc của Ban Đối ngoại Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam cho phép tổ chức các hoạt động chuẩn bị từ nay cho đến trước Hội nghị.

- Sau khi được sự cho phép của Ban Đối ngoại về mặt nguyên tắc, tiến hành thành lập Ban Tổ chức địa phương (LOC). LOC sẽ bao gồm đầy đủ tất cả các tổ chức và cơ quan liên quan tại Việt Nam và sẽ là đại diện của Việt Nam để cùng FIG tổ chức FIG WW 2019.

2/ Tổ chức các hoạt động khoa học quốc tế và trong nước để chuẩn bị cho tổ chức Hội nghị FIG WW 2019:

- Tổ chức 2 Workshop với 2 commission của FIG trong năm 2016 và 2017. Chủ đề, số lượng khách tham gia các Workshop sẽ được trao đổi và quyết định cụ thể sau.

- Tổ chức mạng lưới các nhà trắc địa trẻ Việt Nam để tham gia Young Surveyor Netwok của FIG. Hoạt động của mạng lưới này là không thể thiếu trong các hoạt động của FIG WW.

- Cùng với Cục Đo đạc và Bản đồ Việt Nam, Viện Khoa học Đo đạc và Bản đồ, Cục Viễn thám Quốc gia thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, Cục Bản đồ Bộ Tổng tham mưu, các trường Đại học tổ chức Hội nghị Khoa học Toàn quốc  về Trắc địa Bản đồ năm 2018. Từ kết quả của Hội nghị này sẽ tuyển chọn các báo cáo tiêu biểu của Việt Nam để trình bày tại Hội nghị FIG WW 2019.

3/ Các hoạt động quốc tế từ nay đến 2019:

- Cử các đoàn đại biểu của VGCR tham gia các sự kiện của FIG, bao gồm FIG WW 2016 tại New Zealand, FIG WW 2017 tại Phần Lan, FIG Congress 2018 tại Thổ Nhĩ Kỳ. Tại các sự kiện này VGCR đều phải có báo cáo của  LOC về quá trình chuẩn bị WW 2019  và tổ chức các gian hàng để quảng bá cho Việt Nam nói chung và cho FIG WW 2019 nói riêng.

- Vận động các nhà trắc địa Việt Nam tham gia và có bài trình bày tại các sự kiện quốc tế nói trên.

IV. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ FIG WW 2019

FIG WW 2019 sẽ do FIG và VGCR đồng tổ chức tại Hà Nội vào tháng 5 năm 2019. Địa điểm tổ chức là Trung tâm Hội nghị Quốc gia (là nơi VGCR và FIG đa từng tổ chức Hội nghị vùng của FIG vào năm 2009).

FIG WW 2019 sẽ được tổ chức theo thông lệ và quy tắc của FIG với thời gian 5 ngày bao gồm các phiên khai mạc, các phiên họp toàn thể, các phiên họp chuyên ban và phiên bế mạc.

Trong phiên khai mạc sẽ có diễn văn chào mừng của lãnh đạo nhà nước, của LOC và có chương trình văn nghệ truyền thống của nước chủ nhà. Tiếp theo sẽ là phiên họp toàn thể với các báo cáo dẫn đề do các báo cáo viên nổi tiếng của nước chủ nhà, của Liên hợp quốc và các nước khác.

Các phiên họp chuyên ban sẽ được tổ chức đồng thời (thông thường khoảng từ 12 đến 15 chuyên ban) với các nội dung truyền thống trong lĩnh vực trắc địa - bản đồ - viễn thám - quản lý đất đai và nội dung đặc biệt liên quan đến những vấn đề nóng của nước chủ nhà.

Phiên bế mạc sẽ tổng kết hội nghị, bầu chọn nước đăng cai FIG WW kế tiếp và ra các nghị quyết.

Mọi thủ tục đăng ký tham dự, gửi bài sẽ được FIG và VGCR tiến hành song song online (thông thường sẽ có khoảng 800 đến 1000 khách tham dự với khoảng 300 đến 400 báo cáo).

Các báo cáo sẽ được Hội đồng khoa học của FIG và LOC tuyển chọn và được biên tập, phát hành trên Web site của FIG và VGCR sau khi Hội nghị kết thúc.

Bên cạnh Hội nghị sẽ có khu triển lãm của các hãng thiết bị, hãng phần mềm, các công ty trên thế giới (thông lệ sẽ có khoảng 40 đến 50 gian triển lãm)

 V. DỰ TRÙ KINH PHÍ

Các nguồn thu của Hội nghị FIG WW 2019 sẽ bao gồm phí tham gia Hội nghị của các đại biểu, tài trợ của các hãng thiết bị và phần mềm, tài trợ của nước chủ nhà, phí tham gia triển lãm.

Tất cả các nguồn thu sẽ được FIG và VGCR cùng quản lý và quyết toán một cách minh bạch có sự tham gia của cơ quan kiểm toán quốc tế.

Kinh nghiệm tổ chức các FIG WW trước đây đều có lãi và số lãi sẽ được chia đều cho FIG và nước chủ nhà theo nguyên tắc 50/50.

Dự trù kinh phí cho các hoạt động chuẩn bi cho Hội nghị FIG WW 2019 cụ thể như sau:

1/ Kinh phí tham gia FIG WW 2016, FIG WW 2017, FIG Congress 2018: 18 000 USD (3 000 USD người x 2 người x 3 sự kiện). Riêng kinh phí thuê gian hàng quảng bá cho Việt Nam và quà tặng sẽ do công ty tổ chức sự kiện là đối tác của VGCR tự trang trải.

2/ Kinh phí tổ chức các Workshop: 1.000 000 000 đồng (500 000 000 đồng/sự kiện x 2 sự kiện)

Kinh phí này sẽ được trang trải một phần bằng phí tham gia sự kiện của các đại biểu, phần còn lại sẽ xin tài trợ từ các nguồn khác nhau.

3/ Kinh phí tổ chức Hội nghị Khoa học Quốc gia: 1.000 000 000 đồng.

Kinh phí này sẽ xin  từ nguồn kinh phí Hội nghị khoa học của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

VGCR sẽ thành lập Ban vận động tài trợ cho việc tổ chức các sự kiện nói trên.